Общая информация

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

муниципального образования

«Ярцевский район» Смоленской области

от 30.04.2010 № 0949

1. Общие положения

1.1. Администрация муниципального образования «Ярцевский район» Смоленской области (далее по тексту – Администрация) в целях эффективной организации Архивного отдела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

- организации и содержанию Архивного отдела Администрации;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Смоленской области, ведению Смоленской области.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области Архивного отдела Администрация образует в своем составе Архивный отдел (далее по тексту – отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием. По решению Администрации может иметь собственную печать.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Смоленской области, Уставом муниципального образования «Ярцевский район», постановлениями и распоряжениями Администрации муниципального образования «Ярцевский район» Смоленской области, а также нормативно-методическими документами федеральной архивной службы России, Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре, настоящим Положением.

1.5. Положение об отделе утверждается Главой Администрации муниципального образования «Ярцевский район» Смоленской области с учетом рекомендаций (по согласованию) с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре. В Положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству Архивным отделом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6. Штатная численность  и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников отдела устанавливается Главой Администрации муниципального образования «Ярцевский район» Смоленской области.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.

1.7.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

- целевые средства из бюджета Смоленской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);

- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.8. Администрация обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

2.1.1. Отдел обеспечивает постоянное и долговременное хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Смоленской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Смоленской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Смоленской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Смоленской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части архивного фонда Смоленской области поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций – источников комплектования отдела, утвержденных Администрацией и согласованных с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности;

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и предоставление в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Предоставлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации, Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник отдела является муниципальным служащим и входит в реестр муниципальных должностей.

Начальник отдела назначается и освобождается от должности Главой Администрации муниципального образования «Ярцевский район» Смоленской области. Это решение может согласовываться с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре.

При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре.

4.2. Начальник отдела:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке перед Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре.

4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией, с учетом рекомендаций Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре.

4.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Главой Администрации муниципального образования в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Смоленской области.